Als bedrijf heb je algemene voorwaarden nodig. Dit is een bestand waarin je de algemene regels vaststelt die voor alle klanten gelden. Je hoeft deze dan niet per klant apart op te stellen, maar verzamelt ze in één handig bestand, geldig voor iedereen. De algemene voorwaarde bevatten niet alleen de plichten van je klanten, maar ook de rechten. Heb je bijvoorbeeld webwinkel, dan vertel je in je voorwaarden dat de klant verplicht is om binnen een bepaalde periode te betalen en dat ze het recht hebben om het product binnen een bepaalde periode terug te sturen. De voorwaarden moeten gemakkelijk te vinden zijn en je vraagt altijd of iemand er akkoord mee is voordat ze een handtekening zetten.
Wat moet er in je algemene voorwaarden staan?
In principe maak je je algemene voorwaarden zelf, maar omdat deze bedoeld is om de risico’s voor jouw bedrijf te verminderen, is het goed om er minimaal een aantal punten in op te nemen. Dit zijn de regels die in jouw bedrijf geldig zijn en waar je de klanten of bezoekers van tevoren van op de hoogte wilt brengen. Zo voorkom je misverstanden in de toekomst en is iedereen zich bewust van de situatie waarmee ze instemmen. Algemene voorwaarden bevatten daarom vaak minimaal de volgende informatie:
- Een stukje met definities en de gegevens van jou en de klant.
- Jouw beloftes over het uitvoeren van de overeenkomst.
- De verplichtingen die de klant aangaat als ze de overeenkomst accepteren.
- De betaalvoorwaarden.
- Eventuele ontbindingsgronden.
- De beperkingen met betrekking tot aansprakelijkheid.
- Wat te doen bij overmachtsituaties.
Wanneer gebruik je je voorwaarden?
De algemene voorwaarden worden vooraf aan een afspraak gedeeld met klanten. Het is niet de bedoeling dat je een overeenkomst met iemand aangaat, dat het tot een misverstand komt en dat je ze dan pas je voorwaarden laat lezen om te laten zien waarom jij gelijk hebt. Je kunt je algemene voorwaarden op je website publiceren, maar de meeste bedrijven besluiten om ze te versturen als bijlage bij een offerte. Je geeft duidelijk aan dat de klant akkoord gaat met de algemene voorwaarden als ze de offerte accepteren ook akkoord gaan met de voorwaarden die je als bijlage hebt toegevoegd.
De klant gaat niet akkoord
Het is altijd mogelijk dat de klant niet akkoord gaat met jouw voorwaarden en dat ze je vragen deze aan te passen. In dat geval zal je met de klant om de tafel moeten gaan zitten om dit te bespreken. Misschien zijn ze het niet eens met je betalingstermijnen en willen ze dat je deze aanpast. Of vragen ze je om een verplichting die zij hebben te verwijderen. In overleg is alles mogelijk en je kunt je algemene voorwaarden ook aanpassen speciaal voor een bepaalde overeenkomst. Probeer in dat geval een soort van gulden middenweg te vinden waar jullie allebei mee kunnen leven. Het uiteindelijke document en de offerte worden ondertekend en de samenwerking kan beginnen. Kijk voor meer informatie op www.rocketlawyer.com.